Ein Tag hat – es ist allgemein bekannt – 24 Stunden. Doch wie schon Albert Einstein sagte: „Zeit ist relativ.“ Und manchmal fühlen sich 24 Stunden wie 24 Minuten an, insbesondere dann, wenn man viel zu tun hat. Und egal ob die Aufgaben wichtige Dinge beinhalten wie das Schreiben von Bewerbungen, Behördengänge, Meetings oder auch ganz marginale Dinge, wie den Hausputz: alles muss irgendwie erledigt werden! Wichtig dafür ist ein gutes Zeitmanagement. 

Wenn man sich nie wirklich damit auseinandergesetzt hat, kann einen die Masse an kleinen oder großen Aufgaben schnell mal überfordern. Aber ich habe natürlich auch für dieses Thema wieder viele Tipps und Tricks wie man so produktiv und effektiv arbeitet, dass man am Ende sogar noch Zeit übrighat.

Plane den Tag schon am Vorabend

Direkt zu Anfang solltest Du Dir bewusst machen: Die Planung des erfolgreichen Tages startet bereits am Vortag! Ja tatsächlich, denn der Schlüssel ist, wie schon erwähnt, die Planung. Idealerweise machst Du Dir also am Vorabend bereits einen Schlachtplan wie du welche Aufgaben angehen willst. Um den Überblick nicht zu verlieren, macht es Sinn eine Vorlage zu nutzen. Vorlagen mit besonders schönen Designs findet man oft kostenlos im Internet. Das steigert die Motivation und sorgt für Übersichtlichkeit. Zuerst einmal kann man mit sich selbst brainstormen und ganz ungeordnet alle Aufgaben aufschreiben, die man am nächsten Tag erledigen muss.

Ist es wichtig oder dringend?

Wenn man dann alles aufgelistet hat, geht es daran, die einzelnen Punkte nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (Eiligkeit) zu sortieren. Dringende Dinge müssen möglichst zeitnah erledigt werden, wichtige Aufgaben haben nochmal eine besondere Priorität, da sie wirklich erledigt werden müssen. Manchmal gibt es auch Aufgaben, die in beide Kategorien fallen, die sollte man dann natürlich zuerst erledigen. Wenn sie in keine der beiden Kategorien fallen, kann man es getrost verschieben. Anschließend bezieht man natürlich bei zeitsensiblen Aufgaben noch Dinge wie Öffnungszeiten oder Arbeitszeiten mit ein.

Eat the Frog – Iss den Frosch (das Schlimmste wird zuerst erledigt)

Für besonders unangenehme Aufgaben, bei denen man schon vorab genau weiß, dass man sich am Liebsten den ganzen Tag drücken will, gibt es nur eine Lösung: Erledige die Aufgaben direkt als allererstes! So ist die nervigste oder anstrengendste Aufgabe bereits geschafft und Du kannst beflügelt von dem Erfolgsgefühl die anderen Aufgaben angehen. Zudem ist am Morgen die Konzentration am Höchsten und das sollte man dann auch direkt für solche Aufgaben nutzen.

Die Erfolgsgarantie

Wichtig ist zunächst, dass Du Dir eine realistische Menge an Aufgaben für den Tag vornimmst. Noch wichtiger ist es dann aber, Zeitpuffer für unvorhersehbare Events einzuplanen. So wird nicht Dein ganzer Tag über den Haufen geworfen, wenn auf einmal der Toaster in Flammen aufgeht. Du kannst ruhig auf die „Störung“ reagieren (im Falle des Toasters vielleicht auch ein bisschen panisch, im Falle einer Kollegin, die Hilfe bei einer Aufgabe braucht weniger) und hast auch danach noch Zeit, Deine restlichen Aufgaben abzuarbeiten. Als Faustregel lässt sich sagen, dass man zirka 60 Prozent der verfügbaren Zeit verplanen kann, um genug Zeit für alle Eventualitäten zu haben.

Der finale Tipp

Wir kennen es alle und jeder hat es schon getan. Aber! Abgesehen von dem Sonderfall, dass es tatsächlich auf Deiner Liste steht: Lass Dich nicht von der Hausarbeit ablenken! Schnell tendiert man zum „Prokrastinieren“. Das heißt man erledigt Dinge, die einem in dem Moment total wichtig und sinnvoll erscheinen, um eine unangenehme Aufgabe zu vermeiden. Oftmals fangen wir an unser Haus auf Hochglanz zu bringen – „das muss ja schließlich auch irgendwann erledigt werden!“ Aber nicht heute, denn heute wird Dein Tag erfolgreich und produktiv. Dabei hilft es auch die vorangegangenen Tipps zu befolgen und zum Beispiel den Frosch direkt am Morgen zu essen – äh, die schwierigste Aufgabe zuerst zu erledigen. Die kann man dann nämlich nicht mehr vor sich herschieben oder mit Putzen versuchen zu ersetzen.

Also. Kann´s losgehen? Mach schon morgen zu dem produktivsten Tag, den Du seit Langem hattest!